Subunternehmer beauftragen: Checkliste für Handwerker

Beauftragen Sie nur Betriebe, die Sie kennen oder deren Referenzen Sie ueberprueft haben. Verlangen Sie Handelsregisterauszug, Gewerbeanmeldung und – je nach Branche – Fachkundenachweise oder Innungsmitgliedschaften. Auch eine Unbedenklichkeitsbescheinigung der Krankenkasse und der Berufsgenossenschaft schuetzt Sie vor boesen Ueberraschungen.

Bestehen Sie auf einem aktuellen Nachweis der Betriebshaftpflichtversicherung – mit ausreichender Deckungssumme. Im Handwerk sind branchenueblich 5 bis 10 Millionen Euro empfehlenswert. Ohne diesen Nachweis: Keine Beauftragung. Schaeden, die der Subunternehmer verursacht, koennen sonst an Ihnen haengen bleiben.

Muendliche Absprachen sind rechtlich bindend, aber im Streitfall kaum beweisbar. Halten Sie im Vertrag mindestens fest: Leistungsumfang (moeglichst per Leistungsverzeichnis), Ausfuehrungszeitraum, Verguetung, Zahlungsbedingungen, Gewaehrleistungsfrist (mindestens 5 Jahre, besser 2-6 Monate laenger als Ihre eigene Frist gegenueber dem Auftraggeber) und Vertragsstrafen bei Verzug. Fuegen Sie ausserdem eine Klausel zur Mindestlohn-Verpflichtung und Sozialversicherungsabgaben ein.

Je praeziser die Aufgabenbeschreibung, desto weniger Spielraum fuer Streitigkeiten. Uebergeben Sie dem Subunternehmer alle relevanten Plaene, Zeichnungen und das Leistungsverzeichnis, das Sie vom Auftraggeber erhalten haben. Dokumentieren Sie diese Uebergabe schriftlich – am besten digital mit Datum und Empfangsbestaetigung.

Lassen Sie den Subunternehmer schriftlich bestaetigen, dass er den gesetzlichen Mindestlohn zahlt und alle Sozialversicherungsbeitraege ordnungsgemaess abfuehrt. Diese sogenannte Nachunternehmererklärung schuetzt Sie vor der Auftraggeberhaftung nach § 13 MiLoG und § 28e SGB IV. Bei oeffentlichen Auftraegen ist das ohnehin Pflicht – aber auch bei privaten Bauvorhaben raten Experten dringend dazu.

Vereinbaren Sie eine Gewaehrleistungssicherheit in Hoehe von 3 % der Auftragssumme. Das ist branchenueblich und sichert Sie ab, wenn nach Abschluss der Arbeiten Maengel auftreten. Der Subunternehmer zahlt diesen Betrag nicht – stattdessen behalten Sie ihn bei der Schlussrechnung ein oder verlangen eine Bankbuergschaft.

Klaeren Sie vorab: Wer ist der Ansprechpartner des Subunternehmers auf der Baustelle? Wie werden Aenderungen kommuniziert? Fuehren Sie alle Baustellenkommunikation nachvollziehbar – idealerweise ueber einen strukturierten Kommunikationskanal, nicht ueber private WhatsApp-Chats. Halten Sie Abweichungen, Mehrleistungen und besondere Ereignisse schriftlich fest.

Beauftragen heisst nicht: aus den Augen, aus dem Sinn. Sie sind verpflichtet, die Arbeiten des Subunternehmers zu ueberwachen. Planen Sie regelmaessige Baustellenbesuche oder nutzen Sie digitale Dokumentationstools, um Fortschritt und Qualitaet zu erfassen. Verdeckte Bauteile (Elektroinstallation, Rohre, Daemmung) sollten fotografisch dokumentiert werden, bevor sie ueberbaut werden.

Nehmen Sie die Leistungen des Subunternehmers formal ab, bevor Sie bezahlen. Nutzen Sie dafuer ein Abnahmeprotokoll, in dem Maengel und deren Beseitigung festgehalten werden. Ohne Abnahme beginnt die Gewaehrleistungsfrist nicht zu laufen und Sie koennen offene Maengelpunkte im Nachgang schlechter geltend machen.

Bewahren Sie alle Unterlagen zur Subunternehmerbeauftragung mindestens 10 Jahre auf: Vertrag, Unbedenklichkeitsbescheinigungen, Abnahmeprotokoll, Rechnungen, Lohnlisten (falls vereinbart), Fotos. Im Fall einer Betriebspruefung oder eines Rechtsstreits sind diese Dokumente Gold wert. Ein digitales Dokumentenmanagementsystem hilft, alles griffbereit zu halten.