Dokumentenmanagement für Handwerksbetriebe – Alles an einem Ort

Alle Projektdokumente – immer griffbereit

Pläne, Fotos, PDFs und Verträge landen direkt am richtigen Projekt. Ihr Büro und Ihre Mitarbeiter auf der Baustelle greifen jederzeit auf denselben Stand zu – ohne Suchen, ohne Nachfragen.

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Was das Dokumentenmanagement für Sie leistet

Projektbezogene Ablage

Jedes Dokument wird direkt einem Projekt zugeordnet. Keine losen Dateien, kein Durchsuchen von Ordnern.

Ordner & Unterordner

Legen Sie eigene Ordnerstrukturen an – zum Beispiel nach Gewerk, Phase oder Dokumenttyp.

Fotos direkt von der Baustelle

Mitarbeiter fotografieren mit der App und laden das Bild sofort ins richtige Projekt hoch – Kamera oder Galerie.

Beliebige Dateiformate

PDFs, Word-Dokumente, Excel-Tabellen, Bilder (JPG, PNG, HEIC) – alles wird unterstützt.

Zeichnungen direkt in der App

Skizzen und Markierungen lassen sich direkt in der App erstellen und dem Projekt zuordnen.

Dokumente für Mitarbeiter

Lohnzettel, Zertifikate oder interne Unterlagen lassen sich einzelnen Mitarbeitern zuweisen.

Büro und Baustelle – immer auf demselben Stand

Was im Büro hochgeladen wird, sieht der Monteur sofort in der App. Was der Monteur auf der Baustelle fotografiert, liegt unmittelbar im Verwaltungssystem. Kein manueller Abgleich, keine doppelte Ablage.

Upload im Büro

Dateien per Drag-and-Drop oder Dateiauswahl ins Projekt laden

Sofort in der App sichtbar

Mitarbeiter sehen neue Dokumente direkt in ihrem Projektbereich

Fotos von der Baustelle

Per App hochgeladene Bilder landen automatisch im Verwaltungssystem

Geordnete Ablage

Ordner und Unterordner sorgen auf beiden Seiten für Übersicht

Dokumente direkt am Projekt – nicht irgendwo im Netzwerk

Jedes Projekt hat seinen eigenen Dokumentenbereich. Pläne, Fotos, Abnahmeprotokolle oder Rechnungskopien – alles liegt genau dort, wo Sie es erwarten. Kein Wühlen in Freigabelaufwerken, kein Rätselraten, welche Dateiversion die aktuelle ist.

Die Ordnerstruktur legen Sie selbst fest. Für neue Projekte werden Standardordner automatisch angelegt.

Automatische Standardordner bei neuen Projekten
Dokumente mit Titel, Datum und Ersteller
Kommentar-Feld für Notizen zur Datei
Dokument-Download direkt aus dem Verwaltungssystem

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Mitarbeiter-App: Hochladen in drei Schritten

Projekt auswählen, Datei oder Foto hinzufügen, fertig. Der Mitarbeiter auf der Baustelle braucht keine Schulung dafür. Die App zeigt den aktuellen Ordner und lässt direkt dort ablegen.

Bilder werden vor dem Upload automatisch komprimiert – spart Speicher, ohne die Qualität sichtbar zu beeinträchtigen.

Datei aus dem Gerätespeicher hochladen
Foto direkt mit der Kamera aufnehmen
Mehrere Bilder aus der Galerie auf einmal hochladen
Zeichnung direkt in der App erstellen und speichern
Upload auch ohne stabile Verbindung – wird nachgeholt, sobald wieder online

So funktioniert die Dokumentenverwaltung

Von der Projektanlage bis zum fertigen Dokumentenarchiv – in wenigen Schritten.

Projekt anlegen

Sobald ein neues Projekt angelegt wird, erstellt das System automatisch eine Ordnerstruktur für Dokumente. Sie müssen nichts manuell einrichten.

Dateien hochladen – im Büro oder auf der Baustelle

Im Verwaltungssystem laden Sie Dateien per Klick hoch. In der App lädt der Mitarbeiter Fotos, Scans oder Dokumente direkt aus dem Projekt heraus.

Sofort für alle verfügbar

Alle Beteiligten – Büro, Bauleiter, Monteur – sehen neue Dokumente sofort in der App oder im Verwaltungssystem. E-Mail-Benachrichtigungen informieren das Büro täglich über neue Uploads.

Herunterladen, ansehen, weiterleiten

Jede Datei lässt sich direkt öffnen oder herunterladen. PDFs werden in der App angezeigt, Bilder in einer Galerie. Im Büro steht ein direkter Download-Link zur Verfügung.

Dokumente überall – nicht nur am Projekt

Das Dokumentenmanagement zieht sich durch das gesamte System. Überall, wo Informationen anfallen, können Dateien hinterlegt werden.

Dokumente am Projekt

Pläne, Fotos, Abnahmeprotokolle – alle projektbezogenen Unterlagen liegen geordnet in der Projektakte. Ordner helfen dabei, verschiedene Dokumenttypen sauber zu trennen.

Dokumente für Mitarbeiter

Lohnzettel, Führerscheinkopien, Zertifikate oder interne Mitteilungen können einzelnen Mitarbeitern zugeordnet werden – sicher und ohne Umwege.

Dokumente an Aufgaben und Terminen

Auch einzelne Aufgaben und Termine können mit Dokumenten verknüpft werden – zum Beispiel Fotos vom Aufmaß oder Lieferscheine zum Termin.

Dokumente für Fuhrpark und Werkzeug

Fahrzeugpapiere, Wartungsnachweise oder Bedienungsanleitungen für Maschinen lassen sich direkt dem jeweiligen Fahrzeug oder Gerät zuordnen.

Weniger Sucherei. Mehr Zeit für die Arbeit.

Testen Sie das Dokumentenmanagement 30 Tage kostenlos – ohne Kreditkarte, ohne Vertragsbindung.

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Welche Dateiformate kann ich hochladen?

Sie können alle gängigen Dateiformate hochladen: PDFs, Word- und Excel-Dateien, Bilder (JPG, PNG, HEIC, WebP) und weitere Dokumenttypen. Bilder werden vor dem Upload automatisch komprimiert, um Speicherplatz zu sparen.

Können meine Mitarbeiter Dokumente auch über die App hochladen?

Ja. In der Mitarbeiter-App können Dateien aus dem Gerätespeicher hochgeladen werden. Zusätzlich lassen sich Fotos direkt mit der Kamera aufnehmen oder aus der Galerie ausgewählt werden. Auch Zeichnungen können direkt in der App erstellt und gespeichert werden.

Wie sind die Dokumente organisiert?

Dokumente werden projektbezogen abgelegt. Innerhalb eines Projekts können Sie Ordner und Unterordner anlegen. Für neue Projekte werden automatisch Standardordner erstellt, sodass Sie sofort eine saubere Struktur haben.

Kann ich für einzelne Mitarbeiter Dokumente hinterlegen?

Ja. Neben projektbezogenen Dokumenten können auch mitarbeiterbezogene Dateien gespeichert werden – zum Beispiel Lohnzettel, Zertifikate oder Führerscheinkopien.

Was passiert, wenn ein Mitarbeiter auf der Baustelle kein Internet hat?

Uploads, die wegen fehlender Verbindung nicht sofort übertragen werden können, werden in einer Warteschlange gespeichert und automatisch nachgeholt, sobald wieder eine Verbindung besteht.

Werden neue Dokumente automatisch gemeldet?

Das Büro kann per täglicher E-Mail-Benachrichtigung informiert werden, wenn neue Dokumente in verwalteten Projekten hochgeladen wurden. So behalten Sie den Überblick, ohne ständig manuell nachschauen zu müssen.