Digitale Personalakte: Pflicht 2027 & Tipps fürs Handwerk

Die digitale Personalakte ist die elektronische Form der klassischen Papierakte. Sie enthält alle relevanten Dokumente und Informationen, die ein Arbeitgeber über seine Mitarbeitenden führt: Arbeitsverträge, Zeugnisse, Qualifikationsnachweise, Lohnabrechnungen, Krankmeldungen und Urlaubsanträge – alles gebündelt an einem Ort, digital abrufbar, sicher gespeichert.

Für viele Handwerksbetriebe ist das heute noch Realität: Ordner stapeln sich im Büroregal, Mitarbeiterdokumente liegen verteilt auf verschiedenen Rechnern, Verträge werden händisch gesucht. Was bei fünf Mitarbeitern noch irgendwie funktioniert, wird bei zehn oder zwanzig zur echten Belastung – und ab 2027 auch zum rechtlichen Problem.

Denn: Ab dem 1. Januar 2027 sind alle Arbeitgeber in Deutschland gesetzlich verpflichtet, ihre Entgeltunterlagen elektronisch zu führen (§ 8 BVV – Beitragsverfahrensverordnung). Das betrifft auch Ihren Handwerksbetrieb – unabhängig von Größe oder Branche.

Besonderheit im Handwerk: Anders als in Bürobetrieben arbeiten Ihre Mitarbeitenden oft auf wechselnden Baustellen, in Schichten oder als Saisonkräfte. Das macht eine lückenlose Dokumentation der Arbeitsverhältnisse besonders wichtig – und gleichzeitig besonders anfällig für Papierchaos.

Eine vollständige digitale Personalakte enthält alle Dokumente, die im Laufe eines Arbeitsverhältnisses entstehen. Im Handwerk kommen dabei typische Unterlagen dazu, die in anderen Branchen seltener vorkommen – Qualifikationsnachweise für Spezialtätigkeiten, Sicherheitseinweisungen oder Führerscheinkopien für Fahrten zur Baustelle.

Ab 2027 verpflichtend digital (§ 8 BVV):

• Lohn- und Gehaltsabrechnungen
• Sozialversicherungsnachweise
• Unterlagen zu Lohnsteuer und Beitragsabführungen
• Nachweise über Kurzarbeit oder Schlechtwettergeld

Empfohlen digital zu führen – kein Papierchaos mehr:

• Arbeitsvertrag und alle Änderungsvereinbarungen
• Zeugnisse, Qualifikationsnachweise, Führerscheinkopien
• Krankmeldungen und ärztliche Bescheinigungen
• Urlaubsanträge und genehmigte Urlaubsnachweise
• Abmahnungen und Verwarnungen (mit Datum und Empfangsbestätigung)
• Weiterbildungsnachweise und Schulungszertifikate
• Sicherheitsunterweisungs-Nachweise (besonders relevant im Handwerk!)
• Gefährdungsbeurteilungs-Teilnahmebescheinigungen
• Notfallkontakte und persönliche Stammdaten

Was nicht in die Personalakte gehört: Private Informationen, Gesundheitszeugnisse ohne Bezug zur Tätigkeit, oder Dokumente, die nicht für das konkrete Arbeitsverhältnis relevant sind. Das fordern sowohl DSGVO als auch das Bundesdatenschutzgesetz.

Die digitale Personalakte enthält hochsensible personenbezogene Daten – und fällt damit klar in den Anwendungsbereich der DSGVO sowie des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Viele Handwerksbetriebe scheuen den Schritt zur digitalen Personalakte aus Sorge vor Datenschutzrisiken. Dabei ist das Gegenteil der Fall: Eine strukturierte digitale Akte schützt besser als der Ordner im Regal, auf den jede Bürokraft zugreifen kann.

Die wichtigsten DSGVO-Punkte für Handwerksbetriebe:

• Zugriffskontrolle: Legen Sie fest, wer auf welche Dokumente zugreifen darf. Nur befugte Personen (z. B. Inhaber, Buchhaltung) sollten Einsicht haben – technisch abgebildet, nicht nur auf Zuruf geregelt.
• Einsichtsrecht der Mitarbeitenden: Jeder Mitarbeiter hat das Recht, seine eigene Personalakte einzusehen (§ 83 BetrVG, Art. 15 DSGVO). Digitale Systeme machen das zum Kinderspiel: auf Knopfdruck ein Export.
• Löschkonzept: Personaldaten dürfen nicht ewig gespeichert bleiben. Nach Ende des Arbeitsverhältnisses gelten Aufbewahrungsfristen von in der Regel 3–10 Jahren, danach müssen Daten gelöscht werden.
• Revisionssichere Archivierung: Dokumente dürfen nachträglich nicht veränderbar sein. Das fordern GoBD und BVV gleichermaßen.
• Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV): Wenn ein externer Software-Anbieter Personaldaten verarbeitet, ist ein AVV laut DSGVO Pflicht. Achten Sie bei der Software-Auswahl darauf.

Für Handwerksbetriebe, die nicht extra ein separates HR-System einführen wollen, kann eine integrierte Betriebssoftware die einfachste Lösung sein. In MeinHandwerker-App ist die Personalakte direkt eingebaut – kein zusätzliches Tool, keine doppelte Datenpflege.

Sie legen für jeden Mitarbeiter eine digitale Akte an und hinterlegen darin alle relevanten Dokumente: Verträge, Zeugnisse, Qualifikationsnachweise, Führerscheinkopien. Gleichzeitig laufen Urlaubsanträge und Krankmeldungen direkt in der App – so haben Sie alle personalrelevanten Informationen an einem Ort, übersichtlich und jederzeit abrufbar.

Wer zusätzlich die integrierte Zeiterfassung nutzt, hat automatisch dokumentierte Arbeitszeiten je Mitarbeiter – ein weiterer Baustein für eine vollständige digitale Mitarbeiterakte, die auch einer Betriebsprüfung standhält. Auch das Thema neue Mitarbeiter richtig einarbeiten wird so zum strukturierten Prozess.