Ausfüllbares PDF erstellen - Eigene Formulare für Handwerksbetriebe

Formulare erstellen – genau wie Sie sie brauchen

Erstellen Sie individuelle PDF-Formulare und ausfüllbare PDFs für Ihren Betrieb: Ob Bautagebuch, Abnahmeprotokoll, Checkliste oder Übergabeprotokoll – einmal als PDF-Formular erstellt, werden die Dokumente von Ihren Mitarbeitern direkt auf der Baustelle per App ausgefüllt. Alle Inhalte werden automatisch im Verwaltungssystem gespeichert – inklusive Fotos, Unterschriften und Arbeitszeiten.

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Was eigene Formulare können

Drag & Drop Editor

Bauen Sie Formulare per Drag & Drop im Verwaltungssystem. Textfelder, Auswahlfelder, Datum, Unterschriften, GPS – über 25 Feldtypen stehen bereit.

Ausfüllen in der App

Mitarbeiter füllen Formulare direkt auf der Baustelle aus – auch ohne Internetverbindung. Fotos, Unterschriften und GPS-Daten werden automatisch ergänzt.

Zeit & Material erfassen

Zeiten, Material, Maschinen und Fuhrpark direkt im Formular dokumentieren. Auf Wunsch landen Zeit-Einträge automatisch in der Zeiterfassung.

PDF-Export mit Briefpapier

Alle Formulare werden als PDF erzeugt – auf Wunsch mit Ihrem eigenen Briefpapier. Versand per E-Mail direkt aus der App oder dem Büro möglich.

Unterschriften digital

Kunde und Mitarbeiter unterschreiben direkt auf dem Smartphone oder Tablet. Die Unterschrift landet im PDF und im Verwaltungssystem.

Offline-fähig

Auch ohne Internet ausfüllen: Die App speichert alle Daten lokal und synchronisiert automatisch, sobald Netz verfügbar ist.

So einfach geht’s

Von der Formular-Erstellung bis zum fertigen PDF – in wenigen Schritten

Formular im Büro anlegen

Erstellen Sie Ihr Formular im Verwaltungssystem per Drag & Drop: Ziehen Sie Felder wie Text, Datum, Auswahl, Unterschrift oder GPS auf die Oberfläche. Eine Live-Vorschau zeigt, wie das PDF später aussieht.

Sichtbarkeit festlegen

Bestimmen Sie, welche Mitarbeiter das Formular in der App sehen: alle, nur Vorarbeiter, nur bestimmte Rollen oder Gruppen. Sie können auch festlegen, ob Kunden das Formular im Kundenbereich ausfüllen können.

Auf der Baustelle ausfüllen

Ihre Mitarbeiter öffnen das Formular in der App, ordnen es einem Projekt zu und füllen alle Felder aus. Fotos werden direkt mit GPS-Koordinaten versehen, Unterschriften digital erfasst. Auch offline möglich.

PDF generieren & versenden

Nach dem Speichern wird automatisch ein PDF erstellt – auf Wunsch mit Ihrem Briefpapier. Versenden Sie es direkt per E-Mail an Kunden oder laden Sie es in der App herunter. Alle Daten stehen auch im Verwaltungssystem zur Verfügung.

Über 25 Feldtypen für jeden Einsatz

Bauen Sie Formulare aus fertigen Bausteinen:

Texteingabe: Einzeilig, mehrzeilig, Zahlen, Datum
Auswahl: Dropdown, Checkboxen, Radio-Buttons, Mitarbeiter-Auswahl
Unterschriften: Kunde, Mitarbeiter, allgemeine Unterschrift
Medien: Fotos (mit GPS), Videos, Zeichnungen
Geschäftsdaten: Zeiten, Material, Maschinen, Fuhrpark
Extras: GPS-Koordinaten, Wetter, E-Mail-Versand-Toggle, Checklisten

Alle Felder können als Pflichtfeld markiert werden. Die App prüft vor dem Speichern, ob alle Pflichtfelder ausgefüllt sind.

Zeiten, Material, Maschinen direkt dokumentieren

Mit speziellen Formularfeldern erfassen Ihre Mitarbeiter direkt im Formular:

Zeiteinträge: Start, Ende, Pause, Mitarbeiter – optional automatisch in die Zeiterfassung übernehmen
Material: Artikel, Menge, Einheit, EK/VK – konfigurierbare Spalten
Maschinen: Welche Geräte waren im Einsatz?
Fuhrpark: Fahrzeuge dokumentieren

Alle Einträge erscheinen im PDF und stehen im Verwaltungssystem zur Weiterverarbeitung bereit.

Checklisten in Formulare einbinden

Verknüpfen Sie bestehende Checklisten mit Ihren Formularen:

Fest verknüpft: Bestimmte Checkliste wird automatisch geladen
Auswählbar: Mitarbeiter wählt beim Ausfüllen eine von mehreren Checklisten (ab App 3.3.5)

Die erledigten Punkte werden im PDF dokumentiert und im Verwaltungssystem archiviert.

App & Verwaltung immer synchron

Formulare einmal anlegen, überall nutzen. Alle Daten werden automatisch zwischen App und Verwaltungssystem synchronisiert.

Im Büro erstellen

Formulare per Drag & Drop im Verwaltungssystem bauen

In der App ausfüllen

Mitarbeiter füllen Formulare auf der Baustelle aus – auch offline

Automatisch übertragen

Alle Daten, Fotos und Unterschriften landen im Verwaltungssystem

PDF generieren

Fertiges PDF mit allen Daten und Ihrem Briefpapier

Benachrichtigungen & Automatisierung

Bleiben Sie informiert, wenn Formulare ausgefüllt werden:

Push-Benachrichtigungen: Projektleiter und ausgewählte Mitarbeiter werden automatisch informiert
E-Mail-Benachrichtigungen: Versenden Sie Formulare automatisch an bestimmte E-Mail-Adressen
Automation Rules: Lösen Sie beliebige Aktionen aus, wenn ein Formular gespeichert wird

PDF-Export: einzeln, kombiniert oder komplett

Exportieren Sie ausgefüllte Formulare flexibel als PDF:

Einzelnes PDF: Direkt aus der App oder dem Verwaltungssystem
Multi-PDF kombiniert: Mehrere Einträge in einem PDF zusammenfassen
Multi-PDF individuell: Mehrere Einträge als separate PDFs in einer ZIP-Datei
Komplett-Export: Alle Formulare eines Projekts als ZIP
E-Mail-Versand: Direkt aus der App oder dem Verwaltungssystem – mit Rate-Limiting zum Schutz

Ihr eigenes Briefpapier können Sie als PDF hochladen. Die Formulardaten werden darauf platziert.

Excel-Export für Auswertungen

Alle ausgefüllten Formulare können Sie mit einem Klick als Excel-Datei exportieren. Jedes Formularfeld wird als eigene Spalte ausgegeben – ideal für Auswertungen, Filter oder Pivot-Tabellen.

Die Excel-Datei enthält: Projekt, Ersteller, Erstelldatum und alle Formularfelder.

Formulare kopieren & übertragen

Einmal erstellt, mehrfach nutzen:

Formular kopieren: Erstellen Sie Varianten bestehender Formulare
Eintrag kopieren: Ausgefülltes Formular als Vorlage für neue Einträge nutzen
Formulare übertragen: Als Admin können Sie Formulare zu anderen Kunden übertragen (z.B. bei mehreren Filialen oder Partnerbetrieben)

Für Mitarbeiter und Kunden

Formulare können Sie für verschiedene Nutzergruppen freigeben:

Mitarbeiter: Alle, nur Vorarbeiter, nur Poliere, oder bestimmte Rollen
Kunden: Für bestimmte Kundengruppen im Kundenbereich verfügbar machen
App-Sichtbarkeit: Formulare können auf der Startseite oder im Menü der App erscheinen

Sie entscheiden, wer welche Formulare sieht und ausfüllen kann.

Wie viele Formulare kann ich anlegen?

Es gibt keine Begrenzung. Sie können beliebig viele Formulare anlegen und für unterschiedliche Zwecke nutzen: Bautagebuch, Abnahmeprotokoll, Übergabeprotokoll, Checklisten, Baustelleneinweisung, etc.

Können Mitarbeiter Formulare auch ohne Internet ausfüllen?

Ja. Die App speichert alle Daten lokal und synchronisiert automatisch, sobald wieder Internetverbindung besteht. Auch Fotos, Videos und Unterschriften werden offline gespeichert und später hochgeladen.

Kann ich mein eigenes Briefpapier verwenden?

Ja. Sie können für jedes Formular ein eigenes PDF als Briefpapier hochladen. Die Formulardaten werden auf diesem Briefpapier platziert. Optional steht auch ein Experten-Modus für freie Positionierung zur Verfügung.

Werden Unterschriften rechtssicher erfasst?

Unterschriften werden digital auf dem Smartphone oder Tablet erfasst und als Bilddatei gespeichert. Sie erscheinen im PDF und im Verwaltungssystem. Kunde und Mitarbeiter können jeweils eine Unterschrift pro Formular leisten.

Können Zeiten aus Formularen in die Zeiterfassung übernommen werden?

Ja. Wenn Sie im Formular ein Zeit-Feld anlegen und die Option "In Zeiterfassung übernehmen" aktivieren, landen die erfassten Zeiten automatisch in der Zeiterfassung.

Kann ich Formulare nachträglich bearbeiten?

Ja. Ausgefüllte Formulare können jederzeit im Verwaltungssystem bearbeitet werden. Alle Änderungen werden protokolliert (Logs).

Wie werden Fotos im Formular behandelt?

Fotos werden automatisch komprimiert und mit GPS-Koordinaten versehen (wenn verfügbar). Sie können Bildunterschriften hinzufügen und die Reihenfolge ändern. Alle Fotos erscheinen im PDF und können einzeln heruntergeladen werden.

Gibt es Vorlagen für Standard-Formulare?

Ja. Im Verwaltungssystem können Sie Standard-Formulare auswählen und mit einem Klick zu Ihrem Account hinzufügen. Diese können Sie dann anpassen.

Kann ich mehrere Formulare gleichzeitig als PDF exportieren?

Ja. Sie können mehrere Einträge auswählen und entweder als kombiniertes PDF oder als einzelne PDFs in einer ZIP-Datei exportieren. Auch der Versand per E-Mail ist möglich.

Werden Formular-Einträge automatisch einem Projekt zugeordnet?

Das können Sie pro Formular festlegen. Wenn Sie die Option "Projekt auswählen" aktivieren, muss beim Ausfüllen ein Projekt ausgewählt werden. Alternativ können Sie auch eine abweichende Adresse manuell eingeben lassen.

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